Le médiateur (l’Ombudsman) est défini dans les statuts de la Tenure Facility comme étant l’une des fonctions de gouvernance du conseil d’administration et contribue à garantir que toute question relative à un conflit d’intérêts, à une mauvaise gestion ou à une violation des droits, des politiques, des garanties et des risques pour la Tenure Facility soit traitée de manière diligente. Le Médiateur (L’Ombudsman) offre également un moyen de traiter les conflits d’intérêts ou toute préoccupation légitime en matière de gouvernance, du niveau local au niveau international, lorsque ces préoccupations ou conflits n’ont pas été traités de manière satisfaisante par le mécanisme des recours aux griefs de la Tenure Facility. Le mécanisme explicite de résolution du médiateur a pour but de gérer les conflits d’intérêts et les préoccupations soulevées par les parties prenantes, en particulier les gouvernements, les entreprises ou la société civile, au sujet des opérations de la Tenure Facility. L’objectif étant de renforcer la légitimité et la protection de Tenure Facility et de ses parties prenantes.
Il s’agit d’un document d’orientation obligatoire qui s’applique au Conseil d’administration et à la personne nommée au poste de médiateur. Seul le Conseil d’administration est habilité à approuver toute dérogation relative à l’application correcte du présent document. Toute dérogation à ces dispositions n’ayant pas été dûment approuvée doit être signalée soit par la voie du mécanisme des recours aux griefs de la Tenure Facility, ou par son système de dénonciation. Ces signalements feront l’objet de mesures appropriées et immédiates.
Un fonctionnaire nommé par le Conseil d’administration pour enquêter et traiter les conflits d’intérêts, les plaintes individuelles pour la mauvaise gestion ou violation des droits à l’encontre de l’organisation.
Le médiateur est un avocat expérimenté et très respecté, dûment qualifié pour exercer le droit dans le pays concerné par la Tenure Facility, et ayant au moins 10 ans d’expérience dans la pratique du droit. Le médiateur est nommé par le conseil d’administration de la Tenure Facility pour un mandat de cinq (5) ans, renouvelable une fois.
Tout recours au médiateur par un tiers est régi par dispositions suivantes :
1. Toute personne soupçonnant un non-respect des politiques de la Tenure Facility — notamment en matière de conflits d’intérêts (concernant aussi bien le personnel que le Conseil d’administration), de lutte contre la corruption, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, ainsi qu’en ce qui concerne les garanties environnementales et sociales, l’égalité des genres, les peuples autochtones et les communautés locales, la dénonciation ou la gestion financière — et qui a préalablement eu recours à la mécanisme des recours aux griefs ou au système de dénonciation, sans que cette démarche ait permis d’apporter une réponse satisfaisante à sa préoccupation ou à sa réclamation, peut saisir le Médiateur.
2.Il n’est pas possible de saisir le médiateur pour des conflits personnels ou liés à un contrat de travail qui relèvent des politiques et procédures de gestion des ressources humaines de la Tenure Facility et sont régies par les dispositions applicables au droit du travail suédois.
Toute personne visée au paragraphe 1 ci-dessus peut saisir directement le médiateur sans avoir préalablement recours au mécanisme des recours aux griefs ou au système de dénonciation, dans les cas où les procédures internes sont indûment retardées, où il existe des motifs raisonnables de croire que les procédures internes ne donneront pas lieu à un résultat satisfaisant en raison d’un parti pris institutionnel, là où les recours disponibles ne permettraient pas de donner suite à la plainte ou à des griefs.
L’accès au médiateur est soumis aux procédures prévues à l’annexe 1.
Les missions et les fonctions du médiateur sont les suivantes :
1. Le médiateur exerce un pouvoir discrétionnaire exclusif lui permettant de décider s’il y a lieu d’agir sur les questions qui sont portées à son attention et de quelle manière.
2. Le fait de contacter le médiateur et de lui fournir des informations ne crée pas de relation avocat-client entre le médiateur et l’informateur. Le médiateur ne peut pas agir en tant qu’avocat de l’informateur.
3. Toute initiation de contact avec le médiateur entraine automatiquement et dans tous les cas, l’obligation juridique et professionnelle du médiateur visant à observer les mesures de secret professionnel et de confidentialité des informations à cette égard :
a. Le médiateur doit respecter la stricte confidentialité des questions portées à son attention et prend toutes les mesures raisonnables pour préserver la confidentialité et les informations privilégiées.
b. Le médiateur ne doit pas révéler l’identité des personnes avec lesquelles il est en contact dans le cadre de son travail lié à une affaire, ni divulguer des informations fournies à titre confidentiel qui pourraient permettre d’identifier ces personnes, sans leur autorisation écrite expresse.
c. Le médiateur n’est pas autorisé à divulguer les informations, et l’informateur a le droit de demander que les informations fournies restent confidentielles. Le médiateur doit, en général, refuser de divulguer les informations, même si la demande émane d’un tribunal, d’une autorité publique, des autorités chargées de l’application de la loi (telles que la police et les procureurs) ou de tout autre tiers. Cela s’applique également à la correspondance et aux conseils du médiateur à l’informateur ; ces informations sont également protégées par le secret professionnel.
d. La seule exception à la stricte confidentialité est lorsque, comme déterminé par le médiateur et après consultation préalable de l’informateur, il semble y avoir un risque imminent de préjudice grave pour des personnes ou des biens et qu’il n’existe aucune autre option raisonnable pour traiter l’affaire de manière confidentielle.
4. Après un premier contact avec le dénonciateur, le médiateur peut décider de chercher à obtenir davantage d’informations sur des questions telles que, par exemple, la suspicion de non-respect des politiques du Tenure Facility en matière de conflits d’intérêts (tant pour le personnel que pour le conseil d’administration), de lutte contre la corruption, de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, de garanties environnementales et sociales, d’égalité des sexes, les peuples autochtones et les communautés locales, la dénonciation et la gestion financière, auprès des sources pertinentes qu’il ou elle peut déterminer.
5. Le médiateur a accès aux personnes au sein de la Tenure Facility (y compris le personnel et le conseil d’administration) et à ses organisations partenaires qui peuvent être en mesure de fournir des conseils, des informations ou des avis d’experts sur une question particulière. Les demandes d’informations du médiateur doivent recevoir une réponse rapide et efficace. Sous réserve de l’application des lois et réglementations suédoises en matière de confidentialité, si la question concerne le personnel ou les membres du conseil d’administration de la Tenure Facility, le médiateur peut accéder à tous les dossiers concernant ce personnel ou ces membres du conseil d’administration qui sont en possession de la Tenure Facility, à l’exception des éléments suivants : les dossiers médicaux, sauf si le membre du personnel concerné consent expressément à leur divulgation ; les dossiers d’enquête, sauf autorisation contraire des parties ou autorités concernées ; ou les dossiers et communications couverts par le secret professionnel, sauf autorisation contraire des parties ou autorités concernées. Les informations ou documents liés, obtenus ou générés par le médiateur dans l’exercice de son mandat en vertu du présent paragraphe sont strictement confidentiels et ne seront pas recherchés, obtenus ou utilisés à d’autres fins.
6. Si, après avoir dûment examiné les informations obtenues, le médiateur décide qu’une enquête interne plus approfondie ou une résolution par la Tenure Facility ou encore, le recours aux forces de l’ordre est nécessaire pour traiter la question de manière appropriée il peut, si l’informateur y consent explicitement par écrit et uniquement dans la mesure où cela est autorisé, fournir ces informations au Tenure Facility.
Ou aux autorités compétentes chargées de l’application de la loi, sans toutefois révéler l’identité de l’informateur. Si le médiateur renvoie l’affaire et fournit les informations au Tenure Facility ou aux autorités chargées de l’application de la loi afin qu’une solution appropriée soit trouvée, il doit être tenu informé de la procédure et reste la personne de contact, en toute confidentialité, pour les informations relatives à la procédure engagée.
7. Le médiateur ne peut percevoir aucun honoraire ni aucune rémunération pour les contacts établis ou les informations fournies par toute personne à son égard.
8. Le médiateur peut percevoir des honoraires selon les modalités convenues d’un commun accord avec le conseil d’administration.
9. En tant que partie neutre désignée, le médiateur doit rester impartial et ne doit avoir aucun intérêt personnel ni aucun enjeu dans l’issue d’une affaire. Le médiateur doit prendre en considération les préoccupations et les intérêts légitimes de toutes les personnes concernées par l’affaire en question. Le médiateur doit préconiser l’équité et l’administration équitable des processus et ne doit pas défendre les intérêts d’une partie quelconque.
10. Le médiateur ne peut prendre ni annuler de décisions de gestion, imposer de politiques ou être partie à une procédure administrative formelle menée par la Tenure Facility. Toutefois, la Tenure Facility peut consulter le médiateur sur des questions de politique générale lorsque ses opinions et son expérience peuvent s’avérer utiles.
11. Le Médiateur n’a pas de pouvoir décisionnel en ce qui concerne la Tenure Facility, mais il donne des conseils et formule des suggestions ou des recommandations, selon le cas, sur les mesures à entreprendre pour régler les affaires portées à son attention.
12. Le Médiateur ne statue pas sur les droits, et les procédures ou processus qu’il mène ne constituent pas de procédures judiciaires ou d’enquêtes formelles dans le cadre institutionnel du Tenure Facility.
13. Le Médiateur peut, à la demande du Conseil d’administration de la Tenure Facility, identifier, analyser et rendre compte de questions systémiques générales et formuler des recommandations dans les domaines relevant de son mandat afin d’améliorer les politiques, procédures, systèmes et structures e la Tenure Facility, sans enfreindre la confidentialité ou l’anonymat
Le Tenure Facility renonce à tout droit d’être informé de tout contact entre une personne et le Médiateur ou d’obtenir toute information fournie directement au Médiateur par des informateurs, et ne cherchera pas à obtenir des informations sur l’identité des informateurs ni à prendre des mesures de représailles à leur encontre.
Cette politique approuvée par le Conseil d’administration soutient les politiques et procédures existantes de la Tenure Facility, en particulier celles liées à la gestion des risques et des impacts environnementaux et sociaux. Cette politique est appliquée par la Tenure Facility dans toutes ses activités, programmes et projets en cours. Le Directeur général peut, après consultation du Directeur des opérations ou du Conseil d’administration le cas échéant, approuver des exceptions à l’application correcte de cette politique. Les exceptions qui n’ont pas été approuvées doivent être signalées par le Mécanisme des recours aux griefs de la Tenure Facility et feront l’objet de mesures appropriées et immédiates. Le directeur général est chargé de maintenir et de mettre en œuvre cette politique ; le Conseil supervise la mise en œuvre de cette politique lors de ses réunions annuelles en examinant les rapports de mise en œuvre périodiques du directeur général. Cette politique est révisée et confirmée chaque année par le directeur général, et au moins tous les cinq ans par le Conseil. La présente politique prend effet immédiatement après la nomination par le Conseil d’un médiateur, qui recevra également une copie de la présente politique. Au plus tard six mois avant la fin du mandat d’un médiateur nommé, le Conseil examine la mise en œuvre de la présente politique et les performances du médiateur dans le cadre de celle-ci. Il prend ainsi toutes les mesures appropriées jugée nécessaires pour en renforcer l’efficacité.
Le médiateur peut être contacté, dans toute langue reconnaissable pouvant être traduite en anglais ou en suédois, par l’un des canaux prioritaires suivants :
Les personnes qui souhaitent saisir le Médiateur doivent lui communiquer leur nom et leurs coordonnées afin qu’il puisse répondre à leur première prise de contact et organiser, le cas échéant, d’autres réunions et discussions.