La procédure de règlement des griefs et de recours

I. Introduction et l’objectif

La procédure de règlement des griefs et de recours (GRP) vise à renforcer la confiance des acteurs dans le Tenure Facility, à garantir la responsabilité et à soutenir l’apprentissage institutionnel. Le GRP établit un processus transparent, accessible et équitable pour traiter les griefs externes et les pratiques répréhensibles. La procédure encourage les employés, les partenaires et les autres acteurs à faire part de leurs préoccupations directement au Tenure Facility, ainsi évitant toute escalade en dehors de l’institution. Son objectif est d’institutionnaliser la communication et le règlement des griefs afin de garantir un engagement efficace et efficient.

II. Le champ d’application et des responsabilités

Cette politique est obligatoire et s’applique à toute personne travaillant pour ou au nom du Tenure Facility, y compris les employés, les membres du conseil d’administration et du groupe consultatif, et comme convenu avec les partenaires du projet et les fournisseurs. Elle fait partie du système de gestion du Tenure Facility et complète les documents connexes tels que la politique de dénonciation et le mandat du médiateur.

III. Les niveaux de responsabilité

Niveau 1 : Le responsable (PIC)

• Enregistrer, accuser réception et transférer les griefs en temps opportuns
• Enquêter et résoudre les griefs si possibles
• Transmettre les questions non résolues au directeur des opérations (ou au comité exécutif du conseil d’administration si le directeur des opérations est impliqué)
• Tenir et mettre à jour les archives centralisées de suivi des griefs

Niveau 2 : Directeur des opérations (COO)

• Enquêter et résoudre les griefs transmis par le PIC
• Assurer une communication rapide avec les acteurs
• Transmettre les questions au comité exécutif du conseil d’administration si nécessaire

Niveau 3 : Comité exécutif du conseil d’administration (ExeCom)

• Enquêter et résoudre les griefs transmis par le directeur des opérations ou le PIC
• Assurer une supervision afin de garantir l’impartialité et l’équité

Médiateur (Process parallèle en case de d’appel)

• Examiner les griefs si les acteurs ne sont pas d’accord avec les décisions du PIC, le directeur des opérations et le ExeCom
• Mener une enquête indépendante et proposer une résolution

IV. Définitions

• Grief : l’expression du mécontentement d’une partie prenante concernant tout aspect du Tenure Facility ou de ses représentants. Il peut s’agir, par exemple, du non-respect des lois ou des politiques, d’erreurs, d’un comportement contraire à l’éthique ou d’une pratique répréhensible :
• PIC : la personne chargée d’enregistrer, de transmettre, d’enquêter et de résoudre les griefs.
• Recours : mesures, réparation ou résolutions visant à remédier au grief.

V. Principles et exigences

1. Tous les griefs externes doivent être signalés.

2. Les acteurs sont encouragés à signaler leurs griefs par le biais de moyen suivantes.

3. La confidentialité est préservée dans la mesure du possible tout en permettant une enquête impartiale.

4. Les griefs sont traités rapidement, équitablement et sans représailles.

5. Le Tenure Facility utilise les cas de griefs comme des occasions d’apprentissage pour renforcer ses systèmes et ses pratiques.

6. Le GRP est complémentaire aux cadres juridiques, juridictions et institutions nationaux et n’entrave pas l’accès aux recours judiciaires ou administratifs nationaux ou locaux.

VI. Procédures détaillées

Réception de grief

Le PIC accuse réception de grief dans un délai de dix (10) jours ouvrables, en informe le directeur des opérations et procède à un examen initial. Le grief est enregistré dans les archives centrales avec les détails pertinents.

Résolution de grief

Si la plainte ne nécessite pas de mesures supplémentaires, le PIC en informe les parties prenantes et consigne le résultat. Si des mesures supplémentaires sont nécessaires, le PIC élabore un plan de résolution, qui peut impliquer une médiation, une consultation ou une enquête. Tout est mis en œuvre pour résoudre les griefs dans un délai de soixante (60) jours ouvrables. Les cas concernant le directeur des opérations sont transmis au comité exécutif.

Recours auprès du médiateur

Les acteurs peuvent faire appel auprès du médiateur si elles ne sont pas d’accord avec la décision du PIC ou la résolution proposée. Le médiateur procède à un examen indépendant et propose une résolution finale.

Documentation

Tous les griefs sont enregistrés dans les archives du Tenure Facility, notamment:

• Nom et les coordonnées du plaignant
• Description de grief
• Le responsable(s)
• Prises des mesures
• Délai
• La resolution

Les griefs et les résolutions spécifiques à un projet sont également incluses dans les rapports de projet.

VII. Mise en œuvre

Cette politique approuvée par le conseil d’administration complète le cadre plus large de gestion des risques et des impacts du Tenure Facility. Le directeur général, en consultation avec le directeur des opérations et/ou le conseil d’administration, peut approuver des exceptions. Les exceptions non approuvées doivent être signalées et traitées. Le directeur général est responsable de la mise en œuvre de cette politique, tandis que le conseil d’administration examine les progrès réalisés chaque année. Chaque année. la politique est révisée et confirmée par le directeur général et par le conseil d’administration au moins tous les cinq (5) ans.

Annex 1 : Le moyen de signalement de grief

Courrier postal:

Virmeda AB, Mo 106, 91492 Logdea, Suède
Enveloppe portal la mention (Avis confidentiel)

E-mail:

misconduct@thetenurefacility.org (Objet : Avis confidentiel)

Téléphone:

+46 812 148 686

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