El defensor institucional se establece en los estatutos de Tenure Facility como una de las funciones de gobernanza de la Junta Directiva y contribuye a garantizar que cualquier asunto relacionado con conflictos de intereses, mala gestión o violación de derechos, políticas, salvaguardias o riesgos para Tenure Facility se aborde de forma proactiva. El defensor institucional también ofrece un medio para tratar conflictos de interés o cualquier inquietud legítima de gobernanza a nivel local o internacional, en caso de que tales inquietudes o conflictos no se hayan abordado de manera satisfactoria a través del Procedimiento de reclamaciones y compensación de Tenure Facility. Asimismo constituye un mecanismo explícito de resolución diseñado para abordar conflictos de intereses y preocupaciones planteadas por las partes interesadas —especialmente gobiernos, empresas o sociedad civil— en relación con las operaciones de Tenure Facility. El objetivo es otorgar mayor legitimidad y protección tanto a Tenure Facility como a sus partes interesadas.
Este es un documento rector de carácter obligatorio que rige para la Junta Directiva y para la persona designada como defensor institucional. Solo la Junta Directiva puede aprobar variaciones respecto de la correcta implementación de este documento. Cualquier variación a estas disposiciones que no haya sido aprobada deberá informarse a través del Procedimiento de reclamaciones y compensación o del Canal de denuncias de Tenure Facility y estará sujeta a las medidas adecuadas e inmediatas.
Defensor institucional
Funcionario designado por la Junta Directiva para investigar y abordar conflictos de intereses, reclamaciones planteadas por las personas sobre mala gestión o violación de derechos contra la organización.
Cualificaciones del defensor institucional
El defensor institucional será un abogado con amplia experiencia y alto reconocimiento profesional, debidamente habilitado para ejercer el derecho en el país pertinente para Tenure Facility, con al menos diez (10) años de experiencia en la práctica jurídica. La Junta Directiva de Tenure Facility designará al defensor institucional por un periodo de cinco (5) años, el cual se podrá renovar una vez.
El recurso ante el defensor institucional por parte de cualquier persona se regirá por las siguientes disposiciones:
1. Podrá acudir al defensor institucional cualquier persona que sospeche un incumplimiento de las políticas de Tenure Facility, por ejemplo, en materia de conflictos de interés (tanto de empleados como de miembros de la Junta Directiva), lucha contra el soborno y la corrupción, prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo, salvaguardias ambientales y sociales, igualdad de género, pueblos indígenas y comunidades locales, denuncias y gestión financiera, después de haber acudido previamente al Procedimiento de reclamaciones y compensación o al Canal de denuncias y cuando dicho recurso previo no haya resuelto a satisfacción la inquietud o reclamación de la persona.
2. No podrá recurrirse al defensor institucional respecto de conflictos personales o relacionados con contratos laborales, los cuales están sujetos a las políticas y procedimientos de gestión de recursos humanos de Tenure Facility y a la legislación laboral sueca vigente.
El recurso directo al defensor institucional, sin haber acudido previamente al Procedimiento de reclamaciones y compensación o al Canal de denuncias, podrá ejercerse por cualquier persona comprendida en el párrafo 1 anterior, en los casos en que los procedimientos internos sufran retrasos indebidos, existan fundamentos razonables para creer que los procedimientos internos no ofrecerán un resultado satisfactorio debido a sesgos institucionales o cuando los recursos disponibles no sean suficientes para subsanar la queja o reclamación.
El acceso al defensor institucional estará sujeto a los procedimientos establecidos en el Anexo 1.
El defensor institucional tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:
1. El defensor institucional ejercerá plena discreción para decidir si actúa o no y para decidir cómo hacerlo respecto de los asuntos que se le presenten.
2. El contacto y la entrega de información al defensor institucional no crean una relación abogado-cliente entre el defensor institucional y el informante. El defensor institucional no podrá actuar como abogado del informante.
3. El inicio del contacto por parte de cualquier persona con el defensor institucional generará automáticamente la obligación profesional jurídica del defensor institucional de mantener el secreto y la confidencialidad de la información. En este sentido:
a. El defensor institucional deberá mantener estricta confidencialidad sobre los asuntos que se le presenten y adoptar todas las medidas razonables para salvaguardar la información confidencial y privilegiada.
b. El defensor institucional no podrá revelar la identidad de ninguna persona con la que haya tenido contacto en el curso de su labor relacionada con un caso ni revelar información proporcionada en confianza que pueda conducir a la identificación de dicha persona, salvo que cuente con el consentimiento expreso y por escrito de esta.
c. El defensor institucional tiene prohibido divulgar la información, y el informante tiene derecho a solicitar que la información proporcionada se mantenga confidencial. El defensor institucional, por regla general, deberá negarse a divulgar dicha información, incluso si es solicitada por un tribunal, un oficial, autoridades como la policía o los fiscales o cualquier otro tercero. Esta disposición rige igualmente para la correspondencia y el asesoramiento brindado por el defensor institucional al informante, los cuales están protegidos por el secreto profesional.
d. La única excepción a la estricta confidencialidad será cuando, a juicio del defensor institucional y previa consulta con el informante, exista un riesgo inminente de daño grave a personas o bienes y no haya otra opción razonable para manejar el asunto de manera confidencial.
4. Tras el contacto inicial con el informante, el defensor institucional podrá decidir recabar más información sobre asuntos relacionados con el presunto incumplimiento de las políticas de Tenure Facility en materia de conflictos de interés (de empleados o miembros de la Junta Directiva), lucha contra el soborno y la corrupción, prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo, salvaguardias ambientales y sociales, igualdad de género, pueblos indígenas y comunidades locales, denuncias y gestión financiera, obteniéndola de las fuentes que considere pertinentes.
5. El defensor institucional tendrá acceso a las personas de Tenure Facility (incluidos empleados y miembros de la Junta Directiva) y de las organizaciones asociadas que puedan proporcionar asesoría, información u opiniones especializadas sobre un asunto determinado. Las solicitudes de información del defensor institucional deberán responderse de manera pronta y eficiente. Con sujeción a la legislación y regulación suecas en materia de privacidad, si el asunto concierne a empleados o miembros de la Junta Directiva, el defensor institucional podrá acceder a todos los registros relacionados con dichas personas que obren en poder de Tenure Facility, con excepción de los siguientes: historiales médicos (a menos que el empleado afectado consienta expresamente su divulgación), registros de investigaciones (a menos que sea autorizado por las partes o la autoridad correspondiente) o registros y comunicaciones amparadas por privilegio jurídico profesional (a menos que se permita por las partes o la autoridad pertinente). La información o documentación obtenida o generada por el defensor institucional en el ejercicio de su mandato conforme a este parágrafo es estrictamente confidencial y no podrá solicitarse, obtenerse ni utilizarse para ningún otro propósito.
6. Si, tras analizar la información obtenida, el defensor institucional determina que se requiere una investigación interna adicional o una solución por parte de Tenure Facility o la intervención de las autoridades competentes para abordar adecuadamente el asunto, podrá —si el informante lo autoriza expresamente por escrito y solo en la medida permitida— proporcionar dicha información a Tenure Facility o a las autoridades competentes, sin revelar la identidad del informante. En caso de que el defensor institucional remita el asunto y proporcione información a The Tenure Facility o a las autoridades competentes, deberá mantenerse informado sobre el proceso y seguirá siendo el punto de contacto, de manera confidencial, respecto de los procedimientos realizados.
7. El defensor institucional no podrá cobrar ningún tipo de honorario ni remuneración por los contactos o la información proporcionada por cualquier persona.
8. El defensor institucional podrá recibir un honorario fijo, conforme a los términos y condiciones que acuerde mutuamente con la Junta Directiva.
9. El defensor institucional, como parte neutral designada, deberá mantener su imparcialidad y no tener ningún interés personal o participación en el resultado de un asunto. Deberá considerar las inquietudes e intereses legítimos de todas las personas afectadas por el tema en cuestión. Promoverá la equidad y la implementación imparcial de los procedimientos, sin abogar en nombre de ninguna de las partes.
10. El defensor institucional no podrá tomar ni revocar decisiones administrativas, imponer políticas ni ser parte de ningún procedimiento administrativo formal de Tenure Facility. Sin embargo, Tenure Facility podrá consultarle sobre asuntos de política institucional cuando sus opiniones y experiencia resulten útiles.
11. El defensor institucional no tendrá poder de decisión sobre Tenure Facility, pero podrá asesorar y formular sugerencias o recomendaciones, según corresponda, sobre las acciones necesarias para resolver los casos que se le presenten.
12. El defensor institucional no determinará derechos, y los procedimientos o procesos que lleve a cabo no constituirán procedimientos formales de carácter adjudicativo o investigativo dentro del marco institucional de Tenure Facility.
13. A solicitud de la Junta Directiva de Tenure Facility, el defensor institucional podrá identificar, analizar e informar sobre cuestiones sistémicas generales y formular recomendaciones dentro de su ámbito de competencia a fin de mejorar las políticas, procedimientos, sistemas y estructuras de Tenure Facility, sin vulnerar la confidencialidad ni el anonimato.
Tenure Facility renuncia a cualquier derecho a ser informada sobre los contactos que cualquier persona mantenga con el defensor institucional o a obtener información proporcionada directamente al defensor institucional por los informantes y se compromete a no intentar conocer la identidad de los informantes ni adoptar medidas de represalia en su contra.
Esta política aprobada por la Junta Directiva respalda las políticas y procedimientos existentes de Tenure Facility, especialmente aquellos relacionados con la gestión de riesgos e impactos ambientales y sociales. Tenure Facility implementa esta política en todas sus actividades, programas y proyectos en curso. El director ejecutivo podrá, previa consulta con el director de operaciones o la Junta Directiva, aprobar excepciones a la correcta implementación de esta política. Las excepciones que no se aprueben deberán comunicarse a través del Procedimiento de reclamaciones y compensación de Tenure Facility y estarán sujetas a las medidas adecuadas e inmediatas. El director ejecutivo es responsable de mantener e implementar esta política, mientras que la Junta Directiva supervisa su implementación en las reuniones anuales, mediante la revisión de los informes periódicos de avance presentados por el director ejecutivo. Esta política será revisada y confirmada por el director ejecutivo cada año y por la Junta Directiva al menos cada cinco (5) años. La presente política entrará en vigor inmediatamente tras la designación de un defensor institucional por parte de la Junta Directiva, quien recibirá una copia de esta política.
La Junta Directiva revisará, a más tardar seis meses antes del término del mandato del defensor institucional designado, la implementación de esta política y el desempeño del defensor institucional bajo la misma y adoptará las medidas necesarias para fortalecer su eficacia.
Se podrá contactar al defensor institucional, en cualquier idioma reconocible que pueda traducirse al inglés o al sueco, a través de los siguientes canales prioritarios:
Las personas que busquen recurrir al defensor institucional deberán proporcionar su nombre y datos de contacto, para que el defensor institucional pueda responder al contacto inicial y coordinar las reuniones o conversaciones adicionales que correspondan.