O defensor institucional está previsto nos estatutos da Tenure Facility como uma das funções de governança do Conselho Diretor e contribui para garantir que qualquer questão relacionada a conflitos de interesse, má gestão ou violação de direitos, políticas, salvaguardas ou riscos para a Tenure Facility seja tratada de forma proativa. O defensor institucional também oferece um meio para lidar com conflitos de interesse ou qualquer preocupação legítima de governança em nível local ou internacional, caso tais preocupações ou conflitos não tenham sido resolvidos de maneira satisfatória por meio do Procedimento de reclamações e Compensação da Tenure Facility. Além disso, constitui um mecanismo explícito de resolução, criado para tratar conflitos de interesse e preocupações levantadas pelas partes interessadas — especialmente governos, empresas ou organizações da sociedade civil — em relação às operações da Tenure Facility. O objetivo é conferir maior legitimidade e proteção tanto à Tenure Facility quanto às suas partes interessadas.
Este é um documento normativo de caráter obrigatório, que se aplica ao Conselho Diretor e à pessoa designada como defensor institucional. Somente o Conselho Diretor pode aprovar alterações relacionadas à correta implementação deste documento. Qualquer alteração a estas disposições que não tenha sido aprovada deverá ser comunicada por meio do Procedimento de reclamações e Compensação ou do Canal de denúncias da Tenure Facility, e estará sujeita às medidas cabíveis e imediatas.
Defensor institucional
Funcionário designado pelo Conselho Diretor para investigar e tratar conflitos de interesse, bem como reclamações apresentadas por pessoas sobre má gestão ou violação de direitos contra a organização.
O defensor institucional será um advogado com ampla experiência e alto reconhecimento profissional, devidamente habilitado para exercer a advocacia no país de atuação da Tenure Facility, com pelo menos dez anos de experiência na prática jurídica. O Conselho Diretor da Tenure Facility designará o defensor institucional por um período de cinco anos, que poderá ser renovado uma única vez.
O recurso apresentado ao defensor institucional por qualquer pessoa será regido pelas seguintes disposições:
1. Qualquer pessoa que suspeite do descumprimento das políticas da Tenure Facility poderá recorrer ao defensor institucional, por exemplo, em casos relacionados a conflitos de interesse (tanto de funcionários quanto de membros do Conselho Diretor), combate ao suborno e à corrupção, prevenção da lavagem de dinheiro e do financiamento ao terrorismo, salvaguardas ambientais e sociais, igualdade de gênero, povos indígenas e comunidades locais, denúncias e gestão financeira — desde que já tenha recorrido previamente ao Procedimento de reclamações e compensação ou ao Canal de denúncias, e que esse recurso anterior não tenha solucionado satisfatoriamente a preocupação ou reclamação apresentada.
2. Não será possível recorrer ao defensor institucional em casos de conflitos pessoais ou questões relacionadas a contratos de trabalho, os quais estão sujeitos às políticas e aos procedimentos de gestão de recursos humanos da Tenure Facility, bem como à legislação trabalhista sueca vigente.
O recurso direto ao defensor institucional, sem ter recorrido previamente ao Procedimento de reclamações e compensação ou ao Canal de denúncias, poderá ser apresentado por qualquer pessoa mencionada no parágrafo anterior, nos casos em que os procedimentos internos sofram atrasos indevidos, haja motivos razoáveis para acreditar que esses procedimentos não oferecerão um resultado satisfatório devido a vieses institucionais, ou quando os recursos disponíveis não forem suficientes para resolver a queixa ou reclamação.
O acesso ao defensor institucional estará sujeito aos procedimentos estabelecidos no Anexo 1.
O defensor institucional terá as seguintes funções e responsabilidades:
1. O defensor institucional exercerá plena autonomia para decidir se atuará ou não e de que forma atuará em relação aos assuntos que lhe forem apresentados.
2. O contato e o fornecimento de informações ao defensor institucional não estabelecem uma relação advogado-cliente entre o defensor institucional e o informante. O defensor institucional não poderá atuar como advogado do informante.
3. O início do contato por qualquer pessoa com o defensor institucional gerará automaticamente a obrigação profissional e jurídica do defensor institucional de manter o sigilo e a confidencialidade das informações. Nesse sentido:
a. O defensor institucional deverá manter sigilo absoluto sobre os assuntos que lhe forem apresentados e adotar todas as medidas razoáveis para proteger as informações confidenciais e privilegiadas.
b. O defensor institucional não poderá revelar a identidade de nenhuma pessoa com quem tenha mantido contato no decorrer de seu trabalho relacionado a um caso, nem divulgar informações confidenciais que possam levar à identificação dessa pessoa, salvo se houver consentimento expresso e por escrito da mesma.
c. O defensor institucional está proibido de divulgar informações, e o informante tem o direito de solicitar que as informações fornecidas sejam mantidas em sigilo. Como regra geral, o defensor institucional deve recusar-se a divulgar tais informações, mesmo que sejam solicitadas por um tribunal, por um oficial, por autoridades como a polícia ou o Ministério Público, ou por qualquer outro terceiro. Essa disposição também se aplica à correspondência e ao aconselhamento prestados pelo defensor institucional ao informante, os quais estão protegidos pelo sigilo profissional.
d. A única exceção ao sigilo absoluto ocorrerá quando, a critério do defensor institucional e após consulta com o informante, houver risco iminente de dano grave a pessoas ou bens, não existindo outra alternativa razoável para tratar o assunto de forma confidencial.
4. Após o contato inicial com o informante, o defensor institucional poderá decidir obter mais informações sobre questões relacionadas ao possível descumprimento das políticas da Tenure Facility, especialmente nas áreas de conflitos de interesse (de funcionários ou membros do Conselho Diretor), combate ao suborno e à corrupção, prevenção da lavagem de dinheiro e do financiamento ao terrorismo, salvaguardas ambientais e sociais, igualdade de gênero, povos indígenas e comunidades locais, denúncias e gestão financeira, coletando-as de fontes que considere pertinentes.
5, O defensor institucional terá acesso às pessoas da Tenure Facility (incluindo funcionários e membros do Conselho Diretor), bem como às organizações parceiras que possam fornecer orientação, informações ou pareceres especializados sobre determinado assunto. As solicitações de informação feitas pelo defensor institucional deverão ser respondidas de maneira rápida e eficiente. Em conformidade com a legislação e a regulamentação suecas sobre privacidade, caso o assunto envolva funcionários ou membros do Conselho Diretor, o defensor institucional poderá acessar todos os registros relacionados a essas pessoas que estejam sob a posse da Tenure Facility, exceto: históricos médicos (a menos que o funcionário afetado autorize expressamente sua divulgação); registros de investigações (a menos que sejam autorizados pelas partes envolvidas ou pela autoridade competente) ou registros e comunicações protegidos por sigilo profissional jurídico (a menos que sua divulgação seja permitida pelas partes ou pela autoridade pertinente). As informações ou documentações obtidas ou produzidas pelo defensor institucional no exercício de suas funções, conforme este parágrafo, são estritamente confidenciais e não poderão ser solicitadas, obtidas ou utilizadas para qualquer outro fim.
6. Se, após analisar as informações obtidas, o defensor institucional determinar que é necessária uma investigação interna adicional, uma solução por parte da Tenure Facility ou a intervenção das autoridades competentes para tratar adequadamente o caso, ele poderá — se o informante autorizar expressamente por escrito e apenas dentro dos limites permitidos — fornecer essas informações à Tenure Facility ou às autoridades competentes, sem revelar a identidade do informante. Caso o defensor institucional encaminhe o caso e forneça informações à Tenure Facility ou às autoridades competentes, deverá manter-se informado sobre o andamento do processo e continuará sendo o ponto de contato confidencial em relação aos procedimentos realizados.
7. O defensor institucional não poderá cobrar qualquer tipo de honorário ou remuneração pelos contatos ou pelas informações fornecidas por qualquer pessoa.
8. O defensor institucional poderá receber um honorário fixo, de acordo com os termos e condições mutuamente acordados com o Conselho Diretor.
9. O defensor institucional, como parte neutra designada, deverá manter sua imparcialidade e não possuir nenhum interesse pessoal ou envolvimento no resultado de um caso. Deverá considerar as preocupações e os interesses legítimos de todas as pessoas afetadas pelo tema em questão. Promover a equidade e a aplicação imparcial dos procedimentos, sem atuar em nome de nenhuma das partes.
10. O defensor institucional não poderá tomar nem revogar decisões administrativas, impor políticas ou participar de qualquer procedimento administrativo formal da Tenure Facility. No entanto, a Tenure Facility poderá consultá-lo sobre assuntos de política institucional, quando suas opiniões e experiência forem consideradas úteis.
11. O defensor institucional não terá poder de decisão sobre a Tenure Facility, mas poderá assessorar e formular sugestões ou recomendações, conforme apropriado, sobre as ações necessárias para a resolução dos casos que lhe forem apresentados.
12. O defensor institucional não determinará direitos, e os procedimentos ou processos que conduzir não constituirão procedimentos formais de caráter adjudicativo ou investigativo dentro da estrutura institucional da Tenure Facility.
13. A pedido do Conselho Diretor da Tenure Facility, o defensor institucional poderá identificar, analisar e relatar questões sistêmicas gerais, bem como formular recomendações dentro de sua área de competência, com o objetivo de melhorar as políticas, os procedimentos, os sistemas e as estruturas da Tenure Facility, sem violar a confidencialidade nem o anonimato.
A The Tenure Facility renuncia a qualquer direito de ser informada sobre os contatos que qualquer pessoa mantenha com o defensor institucional, bem como a obter informações fornecidas diretamente ao defensor institucional pelos informantes, comprometendo-se a não tentar descobrir a identidade dos informantes nem adotar medidas de retaliação contra eles.
Esta política, aprovada pelo Conselho Diretor, reforça as políticas e os procedimentos existentes da Tenure Facility, especialmente aqueles relacionados à gestão de riscos e aos impactos ambientais e sociais. A Tenure Facility implementa esta política em todas as suas atividades, programas e projetos em andamento. O diretor executivo, após consulta com o diretor de operações ou com o Conselho Diretor, poderá aprovar exceções à devida implementação desta política. As exceções não aprovadas deverão ser comunicadas por meio do Procedimento de reclamações e compensação da Tenure Facility e estarão sujeitas às medidas cabíveis e imediatas. O diretor executivo é responsável por manter e implementar esta política, enquanto o Conselho Diretor supervisiona sua aplicação durante as reuniões anuais, mediante a análise dos relatórios periódicos de progresso apresentados pelo diretor executivo. Esta política será revisada e confirmada anualmente pelo diretor executivo e pelo Conselho Diretor ao menos a cada cinco anos. A presente política entrará em vigor imediatamente após a designação de um defensor institucional pelo Conselho Diretor, que receberá uma cópia deste documento.
O Conselho Diretor revisará, no máximo seis meses antes do término do mandato do defensor institucional designado, a implementação desta política e o desempenho do defensor institucional no âmbito da mesma, adotando as medidas necessárias para fortalecer sua eficácia.
Será possível entrar em contato com o defensor institucional, em qualquer idioma reconhecível que possa ser traduzido para o inglês ou o sueco, por meio dos seguintes canais prioritários:
As pessoas que desejarem recorrer ao defensor institucional deverão fornecer seu nome e dados de contato, para que o defensor institucional possa responder ao contato inicial e coordenar as reuniões ou conversas adicionais que sejam necessárias.